কিভাবে আপনার আউটলুক ইমেইল আর্কাইভ করবেন


কিভাবে আপনার আউটলুক ইমেইল আর্কাইভ করবেন

‘আজ তোমার চিঠি যদি না পেলাম হায়, নাকি ভেবে নেবো ডাকপিয়নের অসুখ হয়েছে’ – সত্যি সত্যি ডাকপিয়নের অসুখ না হলেও ডাকপিয়নের ‘চিঠি আছে চিঠি’ সেই ডাক কদাচিৎ শুনতে পাওয়া যায় কিংবা পাওয়া যায় না বললেই চলে। বরং এর পরিবর্তে স্বয়ংক্রিয় ডাকপিয়ন এবার হাতের মুঠোয় ধরা দিয়েছে। প্রযুক্তি বিশ্বে এক অন্যরকম ডাকপিয়নের রাজত্ব চলছে সমানে। যে কোনো ই-মেইল খুললেই প্রযুক্তি সমৃদ্ধ ডাকপিয়ন মুহূর্তেই চিঠি নিয়ে এসে হাজির, আবার কোনো তথ্য বা ম্যাসেজ লিখে মাউসে ক্লিক করলে ডাকপিয়ন সেই চিঠি পৌঁছে দেয় নিমেষেই। বর্তমানে ই-মেইল ব্যবস্থাপনায় আউটলুক ই-মেইল প্রোগ্রাম বেশ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রেখে চলেছে। আর অনেক সময় আউটলুক প্রোগ্রামে ই-মেইল আর্কাইভ করা বেশ কাজে আসে। ডাকপিয়নের চিঠিসমূহ আর্কাইভ করা যায় খুব সহজে। তাহলে কিভাবে আপনার আউটলুক ইমেইল আর্কাইভ করবেন।

আজকে আমরা মাইক্রোসফট্ এর ই-মেইল প্রোগ্রাম আউটলুক কিভাবে আর্কাইভ করা যায় তা জেনে নিবো। কারণ, অনেক সময় এই আর্কাইভ খুব কাজে দেয়। কোনো না কোনো কারণে যদি আপনার আউটলুক ফাইল করাপ্ট হয়ে যায় কিংবা আউটলুক ফাইল সঠিকভাবে কাজ না করে সেক্ষেত্রে আউটলুক আর্কাইভ কার্যকর ভূমিকা রাখতে সক্ষম হয়। তাছাড়া মূল আউটলুক ফাইলের তুলনায় আর্কাইভ ফাইল কমপ্যাক্ট অর্থাৎ অপেক্ষাকৃত ছোট আকারে সংরক্ষিত থাকে।

তাহলে এবার আমাদের আউটলুক প্রোগ্রামে বিদ্যমান ডিফল্ট ফোল্ডার বা ফাইলটির সাইজ দেখে নিই।

এখানে আর্কাইভ করার মূল উদ্দেশ্য ডিফল্ট ই-মেইল ফোল্ডারের উপরে চাপ কমানো (অর্থাৎ ফাইলের সাইজ কমিয়ে আনা) এবং ই-মেইল ব্যাকআপ হিসেবে নির্দিষ্ট ই-মেইল ম্যাসেজসমূহ আর্কাইভ করে রাখা। তাহলে আর্কাইভ করার পূর্বে মূল ফোল্ডার বা ফাইলের সাইজ দেখে নিতে পারি।

Email Archieve-1

এখানে আউটলুক প্রোগ্রাম ওপেন করার পর উপরের চিত্রের ন্যায় বামপাশে ডিফল্ট ফোল্ডারটি সিলেক্ট অবস্থায় রাইট ক্লিক করি। এরপর Properties… অপশনে ক্লিক করি।

Email Archieve-2

এবার  Folder Size… অপশনে ক্লিক করি।

Email Archieve-3

এখানে Total size কতো তা লিখে রাখুন। এরপর আমরা আর্কাইভ করি। আর্কাইভ করার পর ফোল্ডারের সাইজ লক্ষ্য করলে দেখবেন ফোল্ডারের সাইজ বা আকার কমে এসেছে।

তাহলে এবার আসুন আপনার আউটলুক ফোল্ডার আর্কাইভ করি।

Email Archieve-4

এই পর্যায়ে Browse… অপশনে ক্লিক করে আর্কাইভ ফোল্ডারের লোকেশন দেখিয়ে দেই।

Email Archieve-5

এরপর OK বাটনে ক্লিক করি।

Email Archieve-6

এবার OK বাটনে ক্লিক করলে আর্কাইভ প্রক্রিয়া শুরু হয়ে যায়। আউটলুক প্রোগ্রামের নিচে টাস্কবারে লক্ষ্য করলে তা বুঝতে পারবেন।

Email Archieve-7

কিছুক্ষণ পরে আর্কাইভ প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়ে যায়। এই পর্যায়ে আর্কাইভ ফোল্ডারে আপনার ই-মেইল সমূহের ব্যাকআপ লক্ষ্য করতে পারেন।

Email Archieve-8

এই প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আপনার ডিজিটাল ডাকপিয়নের সকল চিঠি সংরক্ষিত থাকে যাতে তা আর হারিয়ে যাবার ভয় থাকে না।

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>